Privacyverklaring

1. Toepasselijkheid

Dit beleid is van toepassing op Worldstream B.V. (“Worldstream”). Worldstream is een bedrijf dat geregistreerd is in, en zaken doet vanuit, Nederland.

2. Doel

Dit beleid legt vast hoe Worldstream, bij de verwerking van persoonsgegevens:

• voldoet aan de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming;
• persoonsgegevens alleen verwerkt voor gerechtvaardigde doeleinden;
• de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot mensen met een gerechtvaardigd zakelijk belang bij die toegang; en
• de rechten van betrokkenen respecteert.

Dit beleid biedt consistente standaarden voor de verwerking van persoonsgegevens door Worldstream.

3. Wettelijk en statutair kader

Worldstream is een Nederlands bedrijf en valt daarmee primair onder Nederlands recht.

4. Verantwoordelijkheid voor de uitvoering

De uitvoering van dit beleid is de verantwoordelijkheid van het management van Worldstream en de Chief Information Security Officer.

5. Reikwijdte

Dit beleid geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door Worldstream in het kader van commerciële relaties waarbij Worldstream het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Binnen deze reikwijdte treedt Worldstream op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Dit beleid geldt ook voor pseudonieme gegevens. Dat zijn gegevens waarbij het persoonlijke identificatiekenmerk is vervangen door een ander kenmerk. Zodra Worldstream, of een partij die Worldstream kan instrueren, het oorspronkelijke kenmerk kan achterhalen, zijn pseudonieme gegevens persoonsgegevens en geldt dit beleid.

Worldstream levert haar diensten neutraal: we spelen geen actieve rol in de dienstverlening van klanten die ons kennis van, of controle over, informatie zou geven die klanten publiceren.

Dit beleid geldt niet voor gegevens die zijn geanonimiseerd. Gegevens zijn anoniem wanneer ze zodanig zijn verwerkt dat de anonimisering niet meer ongedaan gemaakt kan worden.

6. Betrokken entiteiten

Dit beleid geldt wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door de volgende rechtspersonen:

• Worldstream B.V.; en
• Greenhouse Datacenters B.V.

Hierna gezamenlijk “Worldstream” genoemd.

7. Welke persoonsgegevens we verwerken

Dit beleid betreft de persoonsgegevens die Worldstream verwerkt in het kader van een commerciële relatie tussen Worldstream en betrokkenen. Dat gaat om relaties waarbij je diensten van Worldstream ontvangt, of goederen of diensten aan Worldstream levert.

Worldstream weet welke persoonsgegevens ze verwerkt en houdt een verwerkingsregister bij van de verwerkingsactiviteiten onder haar verantwoordelijkheid. Het gaat onder meer om:

• naam (voornaam, voorletters en achternaam);
• geslacht;
• geboortedatum;
• adres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• handtekening;
• verkeersgegevens (gegevens die we verwerken om communicatie over het netwerk te versturen of te factureren, zoals internetverkeer);
• vragen die je ons stelt per e-mail, chat of telefonisch;
• klachten die je bij ons indient;
• betalingsgegevens, waaronder bankrekening- of creditcardnummers;
• identiteitsdocumenten, zoals ID-kaart- of paspoortgegevens.

Daarnaast kan Worldstream aanvullende persoonsgegevens verwerken in het kader van identificatie en Know Your Customer-controles.

8. Uitgangspunten voor de verwerking

8.1 Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Worldstream verwerkt jouw persoonsgegevens behoorlijk en in overeenstemming met haar wettelijke verplichtingen, met zo veel mogelijk transparantie richting betrokkenen.

8.2 Proportionaliteit

Worldstream houdt rekening met haar eigen gerechtvaardigde belangen en die van betrokkenen, en verwerkt persoonsgegevens op een manier die proportioneel is aan het doel van de verwerking.

8.3 Doeleinden en doelbinding

Worldstream verzamelt persoonsgegevens voor bepaalde, expliciete en gerechtvaardigde doeleinden en verwerkt deze niet verder op een wijze die daarmee onverenigbaar is.

8.4 Minimale gegevensverwerking

De gegevens die Worldstream verwerkt, blijven beperkt tot wat toereikend, relevant en noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

8.5 Juistheid

Worldstream houdt persoonsgegevens juist en, waar nodig, actueel.

8.6 Opslagbeperking

Worldstream bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Gegevens over je websitebezoek bewaren we niet langer dan 3 maanden na je laatste bezoek. Gegevens die horen bij een overeenkomst met Worldstream bewaren we minimaal 2 jaar en maximaal 7 jaar, in het geval van gegevens die we voor fiscale doeleinden moeten bewaren.

Waar mogelijk en nodig anonimiseert Worldstream persoonsgegevens. Vanaf dat moment zijn het geen persoonsgegevens meer en valt de verwerking buiten dit beleid.

8.7 Integriteit en vertrouwelijkheid

Worldstream verwerkt persoonsgegevens met een beschermingsniveau dat past bij de vereiste integriteit en vertrouwelijkheid van die gegevens.

9. Beveiliging

Worldstream treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of openbaarmaking, waaronder:

• toegangscontrole: procedures, beleid en fysieke en technische maatregelen die de toegang tot IT-systemen beperken tot mensen die daartoe bevoegd zijn.

Beveiliging is cruciaal voor de continuïteit van Worldstream. We hebben een beveiligingsbeleid gericht op het behoud van certificering en het naleven van relevante wetgeving. Worldstream wordt regelmatig getoetst aan:

• ISO 9001;
• ISO 14001;
• ISO 27001;
• SOC1 (ISAE3402);
• SOC2 (ISAE3000); en
• PCI-DSS.

Worldstream onderhoudt een Information Security Management System. De directie van Worldstream Holding B.V. heeft dit laatstelijk van toepassing verklaard via een beleidsverklaring, ondertekend op 31 juli 2024.

Worldstream heeft en onderhoudt haar ISO 27001-certificering. Als onderdeel van dat certificeringsproces voeren we risicoanalyses en risico-inventarisaties uit. Bij het inrichten van onze beveiligingsmaatregelen kiezen we technische en organisatorische maatregelen die passen bij de persoonsgegevens die we verwerken.

Worldstream heeft een datalekprotocol waarin staat hoe we omgaan met (potentiële) datalekken. We registreren datalekken en gebruiken de lessen daaruit om onze beveiliging en processen te verbeteren.

10. Rechtmatigheid van de verwerking

10.1 Op basis van toestemming

Worldstream kan je om toestemming vragen voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Je kunt die toestemming intrekken via een link in onze e-mails, via een supportverzoek, of via het portaal (portal.worldstream.com).

10.2 Voor de uitvoering van een overeenkomst

Worldstream verwerkt persoonsgegevens om een overeenkomst met je uit te voeren. Zonder je persoonsgegevens kunnen we onze diensten niet leveren.

De gegevens die je invult op het offerteformulier, of digitaal via de website of het portaal (portal.worldstream.com), verwerken we naar aanleiding van je aanvraag voor een (nieuwe) dienst.

We gebruiken persoonsgegevens ook voor administratieve doeleinden zoals facturatie en boekhouding, en houden gebruiksstatistieken bij van de diensten die je afneemt, voor het factureren van dat verbruik.

Worldstream heeft persoonsgegevens nodig om de dienstverlening mogelijk te maken. Denk aan het activeren van een datasessie of persoonlijke verificatie, ter beveiliging van een dienst.

10.3 Voor het nakomen van een wettelijke verplichting

Worldstream verwerkt persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld fiscale en administratieve vereisten. Wanneer een bevoegde autoriteit een bevel geeft, handelen we in overeenstemming met de wet en kunnen we verplicht zijn de gevraagde persoonsgegevens te verstrekken.

10.4 Voor de bescherming van een vitaal belang

Worldstream verwacht geen situatie waarin we persoonsgegevens moeten verwerken ter bescherming van een vitaal belang van een betrokkene.

10.5 Voor een taak van algemeen belang

Bij het uitvoeren van wettelijk opgelegde taken kan Worldstream persoonsgegevens moeten verwerken. Denk aan het delen van kwetsbaarheidsgegevens met cybersecurity-autoriteiten.

10.6 Voor de gerechtvaardigde belangen van Worldstream

Worldstream verwerkt je persoonsgegevens ook wanneer we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, bijvoorbeeld voor het innen van openstaande bedragen, voor direct marketing, om fraude te voorkomen en om de netwerk- en informatiebeveiliging van onze IT-systemen te waarborgen.

11. Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s)

Wil Worldstream een verwerking starten of voortzetten die waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen met zich meebrengt, dan beoordelen we eerst de impact daarvan op de bescherming van persoonsgegevens. Dat geldt vooral wanneer de verwerking nieuwe informatietechnologie gebruikt.

Zo’n beoordeling voeren we in principe uit wanneer een verwerking, of een wijziging daarvan, waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen met zich meebrengt.

12. Vertrouwelijkheid

Mensen en organisaties die betrokken zijn bij het verwerken van persoonsgegevens voor Worldstream, gaan een geheimhoudingsovereenkomst met ons aan.

Worldstream hanteert intern beleid dat medewerkers instrueert over het beschermen van de vertrouwelijkheid van informatie, inclusief persoonsgegevens. Derde partijen die op basis van een overeenkomst persoonsgegevens voor ons verwerken, leggen vergelijkbare verplichtingen op aan hun eigen medewerkers.

13. Datalekken voorkomen, signaleren en afhandelen

De datalekprotocollen van Worldstream worden gepubliceerd en onderhouden op het intranet van Worldstream.

14. Jouw rechten als betrokkene

Worldstream is transparant over waarom en hoe we persoonsgegevens verwerken.

14.1 Overzicht van de rechten en de procedure

Volgens de toepasselijke wet heeft iedereen het recht om te vragen of Worldstream zijn of haar persoonsgegevens verwerkt. We reageren op zo’n verzoek in overeenstemming met de wet die van toepassing is op die verwerking.

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kun je een of meer van de volgende rechten hebben:

• het recht om inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• het recht om rectificatie of correctie van je persoonsgegevens te vragen;
• het recht om verwijdering van je persoonsgegevens te vragen;
• het recht om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te vragen;
• het recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit) van je persoonsgegevens; en
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Of je deze rechten hebt, hangt af van de wet die van toepassing is op de verwerking van je persoonsgegevens door Worldstream.

Voordat we een verzoek behandelen, kunnen we vragen om aanvullende informatie om je identiteit te verifiëren. Kunnen we die identiteit niet verifiëren, dan zijn we gerechtigd het verzoek niet te verwerken.

Worldstream kan een verzoek ook afwijzen, of op beperkte wijze inwilligen, op basis van een afweging tussen jouw belangen en die van Worldstream en/of anderen, in overeenstemming met de toepasselijke wet.

We reageren voortvarend, beknopt, transparant en in begrijpelijke taal: binnen 30 dagen na ontvangst van je verzoek. Bij een ongebruikelijk of complex verzoek, of wanneer het één van meerdere verzoeken is, kan onze reactie langer duren.

Wijzen we een verzoek af, dan laten we je weten waarom. Je wordt dan ook geïnformeerd over je recht om een klacht in te dienen bij de Chief Information Security Officer of bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

14.2 Recht op inzage

Heeft Worldstream de informatie nog niet elders verstrekt, dan kun je vragen om:

• de doeleinden van de verwerking;
• de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;
• de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de gegevens zijn of worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
• indien mogelijk, de bewaartermijn, of anders de criteria om die termijn te bepalen;
• het bestaan van het recht op rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking of bezwaar;
• het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
• wanneer de gegevens niet bij jou zijn verzameld: beschikbare informatie over de herkomst;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.

14.3 Rectificatie

Je hebt het recht om te vragen dat Worldstream je persoonsgegevens rectificeert of aanvult. We doen dat, met het doel van de verwerking in het oog, zonder onredelijke vertraging bij onjuiste of onvolledige gegevens.

14.4 Recht op vergetelheid

Onder bepaalde omstandigheden kun je het recht hebben om je persoonsgegevens te laten verwijderen. Heb je dat recht, dan verwijderen we de gegevens en stoppen we de verwerking.

14.5 Recht op beperking van de verwerking

Onder bepaalde omstandigheden kun je vragen om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens. Heb je daar recht op, dan markeren we de betreffende gegevens en verwerken we ze alleen nog voor bepaalde doeleinden.

Let op: onze belangrijkste grondslag om persoonsgegevens te verwerken is de uitvoering van de overeenkomst met jou. Daardoor behouden we doorgaans een gerechtvaardigd belang dat voorrang heeft op een beperkingsverzoek, behalve wanneer er geen contractuele of wettelijke grondslag is voor de verwerking.

14.6 Recht op dataportabiliteit

Onder bepaalde omstandigheden kun je vragen dat we de persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan je verstrekken, zodat je ze kunt overdragen.

14.7 Recht van bezwaar

In specifieke situaties kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Stellen we vast dat je daar recht op hebt, dan stoppen we de verwerking van je gegevens.

• in noodsituaties waarin de veiligheid van een betrokkene in het gedrang kan zijn;
• wanneer we op grond van de wet verplicht zijn persoonsgegevens openbaar te maken of te delen;
• wanneer dat nodig is om onze rechten in rechte te beschermen.

Je hebt het recht om bij Worldstream op te vragen aan wie je persoonsgegevens zijn verstrekt, en waarom.

16. Geautomatiseerde verwerking

Je hebt het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, met rechtsgevolgen voor jou of een vergelijkbare aanmerkelijke impact. Uitzonderingen gelden wanneer dit nodig is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met jou, wanneer de wet dit toestaat en passende waarborgen voorschrijft, of wanneer dit is gebaseerd op jouw expliciete toestemming.

17. Worldstream is bereikbaar

Heb je een vraag of een verzoek over gegevensbescherming? Je kunt bij ons terecht via:

• Telefonisch: +31 (0)174 71 21 17
• Online: portal.worldstream.com
• E-mail: privacy@worldstream.com